lechtnieuwsgesprek

Hoe voer je een slechtnieuwsgesprek?

Het is absoluut een van de minst leuke gesprekken die je als ondernemer of manager moet voeren: een slechtnieuwsgesprek. Helaas is het voeren van dit soort gesprekken zeker in deze tijd onvermijdelijk. Daarom kun je je maar beter zo goed mogelijk voorbereiden. Wij hebben een aantal belangrijke tips en een stappenplan voor je, want 90 procent van de kwaliteit van een slechtnieuwsgesprek wordt bepaald door de voorbereiding.

Doel van het slechtnieuwsgesprek

Het slechtnieuwsgesprek kent 3 doelen:

  • In de eerste plaats het overbrengen van de boodschap. Voor de hand liggend misschien, maar er zijn echt voorbeelden van medewerkers die na afloop van het gesprek niet wisten of ze bevorderd of ontslagen waren.
  • In de tweede plaats het opvangen van emoties. In welke vorm die emoties zich zullen voordoen, is niet exact aan te geven, maar effectief met emoties omgaan zal een heilzaam effect hebben op de schade achteraf.
  • Het derde doel is acceptatie van het nieuws. De ontvanger moet begrijpen dat de boodschap definitief is en niet onderhandelbaar.

Voorbereiding op het slechtnieuwsgesprek

Een simpele checklist kan steun geven. Een half uur rustig nadenken en wat zaken opschrijven geeft rust en zekerheid. Besteed aandacht aan:

  1. Met wie ga je het gesprek voeren? Denk aan persoonlijke omstandigheden en vraag je af of je iets kunt voorspellen over de reactie van de medewerker op het nieuws. Inventariseer recente contacten en tracht te voorspellen hoe onverwacht de boodschap feitelijk zal zijn. Wees hierover niet te optimistisch. Mensen hebben de natuurlijke neiging slecht nieuws te ontkennen. Denk ook aan sterke eigenschappen of vaardigheden van de betreffende medewerker. Deze kunnen gebruikt worden om tijdens het gesprek de medewerker te ondersteunen of mogelijkheden te onderbouwen.
  2. Wat is de boodschap precies? Schrijf de eerste zin van de boodschap op. Houd het kort en bondig en wijd niet uit, dat kan altijd later nog.
  3. Wat zijn de argumenten? Schrijf de twee of drie belangrijkste op, zodat u er in het gesprek makkelijk op terug kunt vallen.
  4. Welke emoties roepen dit gesprek bij jou zelf op? Denk daar voor het gesprek overna, hiermee kunt je onaangename verrassingen tijdens het gesprek voorkomen.
  5. De oplossingsalternatieven. Na de slechte boodschap is er natuurlijk nog steeds een toekomst. Het is belangrijk na te denken over wat je de medewerker kunt aanbieden. Pas ook hier weer op dat het niet gaat om doekjes voor het bloeden, maar om concrete hulp of ondersteuning. Denk bijvoorbeeld aan een sociaal plan c.q. outplacement bij ontslag, of een externe training om te helpen de vaardigheden bij te spijkeren.
  6. Waar en op welke tijd wordt het gesprek gevoerd? Kies een rustige ruimte waar niet iedereen binnen kan kijken, leg de telefoon van de haak en schakel de mobiele telefoon uit. Kies bij voorkeur niet de vrijdagmiddag voor het gesprek. Tijdens een weekend kunnen emoties hoog oplopen en is er geen mogelijkheid om vragen of onduidelijkheden te adresseren. Nodig de medewerker kort voor het gesprek pas uit.

Stap 1: Het brengen van het nieuws

Breng de boodschap direct aan het begin van het gesprek en draai er niet omheen. De belangrijkste valkuilen:

  • Uitstellen. Sta niet aan het begin van het gesprek nog even op om koffie te halen of een telefoontje af te handelen. Begin niet eerst over koetjes en kalfjes. Zelf voel je je daardoor misschien wat meer op je gemak, maar het brengen van de boodschap wordt er zeker niet eenvoudiger op.
  • Pil vergulden. Breng het nieuws niet mooier dan het feitelijk is. ‘Goedemorgen Fred, ga zitten. Ik heb deze afspraak met je gemaakt omdat ik je moet vertellen dat je arbeidsovereenkomst beëindigd gaat worden.’
  • Hang yourself. Probeer nooit door slimme vragen de gesprekspartner zelf tot conclusies te laten komen. ‘Hoe vaak hebben we het de laatste maanden al gehad over jouw leidinggevende kwaliteiten?’ ‘Vind je zelf dat er verbeteringen zijn geweest de afgelopen periode?’ Dat werkt nooit en je komt zelf te hangen in de strop die je een ander voorhoudt.

Stap 2: Emoties opvangen

Reacties op slecht nieuws kunnen variëren van ongeloof en ontkenning, via verdriet en boosheid, tot opluchting over duidelijkheid. Slecht nieuws is slecht nieuws. Maak niet de fout te denken dat ‘minder slecht’ nieuws minder heftige emoties oproept. De een kan woedend zijn als hij een training niet mag volgen, de ander opgelucht als er duidelijkheid is over zijn definitieve ontslag. Vandaar punt 1 van de voorbereiding.

Het allerbelangrijkste is: luisteren. Geef de ander de gelegenheid stoom af te blazen. Alles wat je nu toevoegt, zal de druk juist verhogen. Wees dus stil, luister, stel vragen en vat samen. De belangrijkste valkuilen:

  • Hit & run. Sommige mensen vallen stil als ze slecht nieuws ontvangen. Houd je tempo in de gaten, laat de stilte rustig even duren. Handige vuistregel: onderbreek stiltes alleen door een vraag te stellen.
  • Troosten. Wanneer je troost, begeef je je op twee voor de ontvanger onverenigbare niveaus: negatief (je brengt immers slecht nieuws) en positief (je troost). Troosten werkt niet in deze fase van het gesprek. Laat het achterwege.

Hoe lang deze fase duurt, is moeilijk aan te geven. Meestal kun je verder als de ontvanger de ‘waarom’ vraag stelt. Check wel eerst of hij al toe is aan de argumenten: ‘Wil je dat ik je uitleg waarom ik deze beslissing heb genomen?’ Soms speelt de emotie namelijk opnieuw op. Blijf dan in stap 2. Antwoordt de ontvanger bevestigend, ga dan door naar stap 3.

Stap 3: Argumenten uiteenzetten

Houd dit kort en bondig. Concentreer je op maximaal twee à drie argumenten. Speel de bal en niet de man. De belangrijkste valkuilen:

  • Rechtvaardigen. ‘Je moet toch begrijpen dat …’ Nee, men hoeft helemaal niets te begrijpen en zal dat ook meestal niet doen. Doe dus geen beroep op begrip.
  • Bij de tweede of derde keer andere woorden gebruiken. Wees erop voorbereid dat je de argumenten soms een tweede keer moet uitleggen. Gebruik dan exact dezelfde woorden. Dat versterkt de duidelijkheid, vergroot het besef dat de boodschap niet onderhandelbaar is en voorkomt een woordenstrijd: ‘Maar net zei je dat …’ Zie voorbereiding punt 3.

Stap 4: Oplossingen bespreken

Geef hier aan wat de mogelijkheden zijn waarover je van tevoren hebt nagedacht. Zie voorbereiding punt 5. Eventueel kun je deze ook op papier meegeven. De belangrijkste valkuilen:

  • Onduidelijkheid. ‘Ja, er is wel iets geregeld, maar ik heb nu even niet paraat wat precies …’
  • Te veel details.

Stap 5: De afronding

Besteed in de afronding vooral aandacht aan twee punten:

  1. Moeten collega’s geïnformeerd worden? En zo ja, wie gaat dat doen?
  2. Wat gaat de ontvanger na afloop van het gesprek doen?

Maak eventueel een afspraak voor een volgend gesprek waarin verder gesproken kan worden over stap 4.

 

Meer carrière-artikelen lezen? Check onze uitgebreide Lifestyle NWS carrièrerubriek!
Wil jij op de hoogte blijven van het laatste lifestyle nieuws en meekijken achter de schermen van de Lifestyle NWS redactie? Volg ons dan op Twitter, Facebook, Instagram en Pinterest!